Как написать деловое письмо на английском, как его оформить и какие использовать шаблоны?

Formal Part — Соблюдём формальности

Советы, рекомендации и примеры написания делового письма на английском.

Стоит ли соблюдать формальности при написании письма на английском? Да, это действительно важно, особенно если речь идёт об официальном письме. Здесь желательно соблюсти все правила, то есть в письме должно быть приветствие, основная и заключительная части, в финале прощание и подпись (обратный адрес), здесь также может быть дополнительная благодарность.

Если же вы пишете близкому другу, или партнёру, с которым знакомы достаточно близко, используя при этом электронную почту, то от многих условностей можно отказаться, не забывая, впрочем, об элементарной вежливости. А начинать любое письмо следует, конечно, с приветствия, поэтому с него мы и начнём.

Приветствие — Salutation

Как начать письмо и поприветствовать вашего респондента.

Если вы пишете письмо хорошо знакомому человеку, то, пожалуй, лучшим началом будет обращение по имени, например:

Dear Paul, ...

В более официальном приветствии лучше использовать фамилию с дополнением Mr (читается мистер) или Ms (читается миз) , например:

Dear Mr. Stewart: ...

Dear Ms. Barton: ...

В этом случае слово dear переводится не как дорогой, а как уважаемый или уважаемая. Употребление этого слова в начале письма считается правилом хорошего тона, однако оно не обязательно. Можно написать, например:

Hello, Mr. Davis.

или

Hi Josh.

Во втором случае обходимся без запятой (после Hi), это подчеркнет более простые отношения.

Обращение к замужней женщине Mrs или незамужней Miss считается устаревшим, так как в большинстве случаев её семейное положение нас не касается. Поэтому сейчас оптимальным считается нейтральное Ms.

Если вы не знаете имени и фамилии адресата, то можно написать:
To whom it may concern
Dear [name of a company or activity] Manager/Officer/Support

Но первый вариант выглядит слишком холодным и безразличным, а второй обращается как бы не к человеку, а к организации.
Поэтому в большинстве случаев оптимальным можно считать вежливое и политкорректное приветствие:

Dear Sir or Madam,
Или через слеш:
Dear Sir/Madam,

Email в службу поддержки, где вы никого не знаете, можно начать ещё проще:
Hello, или Hi,.

Пунктуация в приветствии: В американском английском принято ставить точку после Mr. или Ms. и запятую после обращения по имени в личном послании. В официальном бизнес-письме адресованном американцу, после фамилии желательно использовать двоеточие, см. примеры выше. Если же вы пишете англичанину или жителю одной из стран Европы, то лучше использовать запятую.

Вопросы ответы — Questions and Answers

Как правильно задавать вопросы и как отвечать на вопросы, в том числе и не самые приятные? В вопросе может содержаться запрос информации или просьба, он может быть наводящим, возмущённым, а иногда и риторическим (не требующими ответа). Старайтесь задавать вопросы как можно более конкретно, систематизируйте информацию. Если вопрос сложный разбивайте его по пунктам, нумеруйте их. В таком случае можно ожидать, что и ответ будет таким же чётким и конкретным, а значит его будет легче понять. Постарайтесь быть вежливыми даже в конфликтных ситуациях, о них сейчас и поговорим:

Solving Problems — Разрешение проблем и конфликтных ситуаций.

Решать различные сложные ситуации и конфликты в письмах приходится довольно часто. Как это сделать правильно? Во-первых, нужно знать с кем вы имеете дело и исходя из этого строить переписку. Например, если у вас возникли противоречия с бизнес партнером или подрядчиком, то постарайтесь не искать виноватых, а разберитесь в причинах проблемы и найдите способ её решения.

Если же это ваш клиент или заказчик, то главной целью вашей переписки должна стать помощь ему. И даже если вы чувствуете, что он не слишком хорошо владеет темой, войдите в его положение и объясните все как можно более подробно. Задавайте наводящие вопросы и давайте исчерпывающие ответы. Их также хорошо оформить в виде нумерованного списка. В результате такой переписки вы получите благодарного и лояльного клиента, готового к дальнейшему сотрудничеству.

По возможности избегайте острых углов, однако если это неизбежно, то не бойтесь твердо придерживаться своей позиции, но всегда оставайтесь человеком. Ниже приведен пример письма о возврате денег за товар:

We are sorry that [name of a product] did not meet your expectations. From your letter I understand that you would like a refund rather than a different model. Please return the product in its original package and we will promptly refund your purchase price.

We appreciate being able to serve you and hope that you will find other [Name of a Company] products to your liking. We are committed to providing superior products at affordable prices. Please accept a complimentary catalog of full line of our equipment.

Gratitude and acknowledgments — Благодарность и признательность

Поговорили о трудностях, теперь поговорим о хорошем.

Всегда приятно поблагодарить человека, высказать ему свое уважение и признать его заслуги. Сделать это можно разными способами. Пример:

I am so pleased to hear about your promotion to branch manager at [Company name] office. While I am sorry to see you leave us, I know that you deserve the recognition and the increased responsibility. It has been such a pleasure to work with you. Keep up the great job!

Saying Goodbye — Как сказать до свидания?

Есть множество способов попрощаться в конце письма, однако слово goodbye употребляется достаточно редко. Гораздо чаще используются следующие устоявшиеся выражения для бизнес-письма:

Best Wishes
Kind Regards
Best Regards
Cordially
Cordially yours
Sincerely
Sincerely yours
Very truly yours
Yours truly
Yours faithfully
Yours sincerely
I look forward to hearing from you
Many thanks and goodbye

И в заключение ещё несколько общих советов: по возможности избегайте восклицательных знаков или употребляйте их только в случае крайней необходимости. В подписи (обратном адресе) используем минимум знаков препинания, а в реальности можно обойтись вообще без них:
Julia Williams
69 Birch Lane
Wayne NJ 07470

Оглавление · Блог · Слушать

Microphone